peranan media relations sbg mitra kerja PR.

Sebagai bagian dari manajemen perusahaan/organisasi, PR berorientasi pada aktivitas yang dilakukan oleh industri, perusahaan, perserikatan, organisasi sosial, atau jawatan pemerintah, untuk menciptakan dan memelihara hubungan yang sehat dan bermanfaat dengan maksud menyesuaikan dirinya pada keadaan sekeliling dan memperkenalkan diri pada masyarakat.

Minimal ada dua fungsi utama PR yang utama dalam masyarakat. Pertama, PR bertujuan mendapatkan dan menambahkan penilaian serta jasa bagi masyarakat. Kedua, secara defensif berusaha menjadi sarana pembelaan diri terhadap pendapat negatif tatkala menerima penyerangan yang tidak wajar dari pihak luar.

Pada tataran praksisnya, implementasi PR mengarah pada tiga bidang kerja, yakni marketing, publishing dan dokumentasi. Pada dua bidang marketing dan publishing mungkin memang demikian fungsi PR.

Adapun kewajiban PR adalah melaksanakan kebijakan manajer perusahaan dalam memperkenalkan produk barunya dan mempengaruhi masyarakat. Sedangkan terhadap pihak internal perusahaan, PR mempunyai kewajiban memberikan penjelasan tujuan dari setiap kebijakan agar semua pihak merasa terpanggil dan mau menyukseskan program perusahaan sesuai dengan visi manajer yang akan memakai barang atau jasa (produksi) yang baru.

Dari sini terlihat, PR mempunyai dua arah komunikasi. Dari dua arah ini, tugas terberat PR adalah keberhasilannya mewujudkan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan masyarakat melalui sarana yang positif berupa, public understanding (pengertian publik), publik confidence (kepercayaan publik), public support (dukungan publik) dan public cooperation (kerja sama publik).

Lekatnya bidang PR dengan dunia komunikasi, secara otomatis mengarahkan proses komunikasi PR berhadapan dengan dua bentuk hubungan yang berbeda strateginya, yakni hubungan secara psikologis dan hubungan sosiologis dengan publik. Yang pertama, kegiatan PR dihadapkan pada masalah-masalah yang berhubungan dengan opini masyarakat dan proses persuasi. Sementara yang kedua dihadapkan pada masalah-masalah yang berkaitan dengan komunikasi massa, human relations dan group relation.

Kompetisi dalam pasar bebas sekarang sangat erat kaitannya dengan maraknya media massa, koran, radio, televisi dan internet. Media massa bagi PR bukanlah sekadar mitra kerja yang sifatnya sementara, melainkan bersifat permanen.
Saking pentingnya media massa, penggelola PR dituntut untuk mengenal dunia pers sebagaimana para wartawan bekerja. Mulai dari soal penyampaian materi konferensi pers, editor bahasa teks realese, materi hingga style siaran radio/televisi, semuanya menjadi bagian keseharian dalam dunia PR.

Wacana PR dalam dunia bisnis sekarang ini tampaknya harus terus dikembangkan secara dinamis baik dalam tataran akademis maupun praksis di perusahaan dan organisasi manapun. Fungsi PR sekarang ini bukanlah sekadar formalitas untuk menampung pengangguran di sebuah perusahaan.

berhasil atau tidaknya suatu perusahaan terutama dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak sangat bergantung dari misi PR yang dijadikan aparatnya.Maraknya media massa sebagai medium penghubung menuntut berbagai perusahaan-perusahaan skala menengah dan skala atas di Hong Kong, Jepang, Amerika Serikat, dan beberapa negara di Eropa saat ini melakukan langkah-langkah strategis untuk meningkatkan produktivitasnya dengan memaksimalkan PR, ketimbang sekadar memanfaatkan iklan di berbagai media massa.

Di Indonesia, wacana PR mungkin masih kurang semarak ketimbang negara-negara di atas. Salah satu sebabnya karena PR (sebagai ilmu pengetahuan; sistematis/ilmiah) masih sangat muda usianya. Sebelumnya istilah PR masih terbatas dalam diskursus terbatas dan tidak tersistematisasi.

* * *

Seiring dengan perkembangan yang ada dan tingginya kebutuhan organisasi akan tenaga yang menguasai secara baik seluk beluk media dengan network dan kedekatannya, kini tumbuh dan berkembang pula jasa yang mengkhususkan pada bidang media relations ini. Dua hal ini menjadi pertimbangan utama dalam penyuguhan materi media relations antara teori dan fakta dilapangan selain juga adanya permintaan tentang bagaimana menggunakan media massa untuk keuntungan perusahaan (meminimalisasi misunderstanding/miscommunication) atau juga buat keuntungan diri anda sendiri. Tentu sudah sangat dimengerti bahwa secara teori, media relations memiliki fungsi atau peran pertama berkenaan dengan komunikasi, kedua berkenaan dengan pemberian informasi atau memberi tanggapan pada pemberitaan media atas nama organisasi atau klien. Kenapa demikian? Hal ini lebih dikarenakan dewasa ini media massa sudah menjadi bagian dari banyak orang. Nyaris tak ada kegiatan yang tak melibatkan media massa dalam kehidupan kita. Oleh karenanya, organisasi mau tidak mau membutuhkan sebuah hubungan baik dengan media yang oleh praktisi PR menjadi salah satu roh penting dalam aktivitas Public Relations.



fungsi dan tugas seorang media relations officer penekanan pada kompetensi seorang PR yang selain harus memiliki kemampuan teknis juga harus menguasai dan mampu membuat sebuah analisa akan perkembangan opini publik atau perusahaan/ organisasi. Kembali lagi kepada definisi media relations, secara teori seperti dalam glosarium, media relations adalah berhubungan dengan para wartawan dalam upaya untuk membina hubungan yang baik dengan media siaran, cetak, dan online. Dari sini Media Relations Officer bisa juga disebut sebagai perpanjangan tangan PR dalam membina hubungan baik dengan media massa. Melihat tugas media relations tersebut jelas bahwasannya peran seorang media relations dalam menyukseskan program dan perencanaan strategi PR menjadi sangat krusial dan penting walaupun tetap saja bisa disebut sebagai seorang executor dari program-program PR.

Menjawab pertanyaan tentang bagaimana praktik dan fakta yang ada dilapangan serta banyaknya organisasi yang tetap memilih/menujuk seorang media relations dari luar organisasi, ini tentu tidak bisa disama ratakan. Pertama mungkin saja dalam departemen PR (humas) organisasi belum memiliki staff media relations yang memang dekat dan memiliki hubungan baik dengan media atau lebih pada soal efektivitas dan simplisitas. Tak ada yang salah dengan dua pertimbangan ini. Karena urusan menjaga, menjalin dan membina hubungan baik dengan media memang bukan sesuatu hal yang mudah. Secara sederhana bisa diilustrasikan bahwasanya menjalin hubungan baik dengan media ini seperti halnya kita menjalin hubungan dengan pasangan. Sangat kompleks dan banyak hal yang musti diperhatikan. Dengan demikian tak ada salahnya organisasi mempercayakan hal ini kepada orang yang memang memiliki selain network ke media juga kedekatan hubungan dengan masing-masing media termasuk memahami secara baik seluk-beluk media massa. Terlebih dewasa ini telah banyak jasa media relations uang ada, baik itu secara personal maupun ada terorganisir.

Faktor lainnya adalah biaya. Kebanyakan jasa media relations yang ditawarkan selain sangat terjangkau, hasil yang diberikan pun juga cukup professional dan memuaskan. Hal tersebut mungkin dianggap lebih paktis bagi beberapa organisasi, namun demikian bagi sebagian organisasi lainnya lebih memilih menggunakan jasa PR secara menyeluruh dengan mengundang atau menunjuk perusahaan yang bergerak di bidang PR Consultant atau tak sedikit organisasi yang memilih memberdayakan peran dan fungsi PR di dalam organisasinya dengan mengikutsertakan staff PR, corporate secretary atau external communications atau departemen lain ke berbagai pelatihan baik secara general membahas tentang PR atau secara khusus tentang media relations yang di dalamnya terdapat banyak hal mulai dari pemetaan media (mediascape), pemahaman alur kerja media hingga bagaimana cara berhadapan dan menjalin hubungan dengan media, bagaimana membuat sebuah event yang menarik dan melibatkan media seta aspek-aspek lainnya hingga teknik penulisan naskah Public Relations. Hal ini bisa jadi adalah pilihan tepat guna mencetak staff yang handal berkenaan dengan komunikasi sehingga mampu menjalankan fungsi PR sebagai jembatan antara organisasi dengan publiknya.
Media Relations = Event Organizer

Fakta yang terjadi dilapangan, baik media relations officer maupun independent media relations menjalankan fungsinya lebih dari sekedar menjalin dan menjaga hubungan baik kepada para wartawan (media) dengan berusaha secara aktif memenuhi kebutuhannya akan informasi guna mendapatkan publisitas bagi organisasinya. Seorang media relations officer atau independent media relations juga harus menjalankan fungsinya dalam mempersiapkan, mengatur dan menyelenggarakan event (press conference / editor gathering / lainnya) termasuk juga melakukan fungsi memonitor, kliping dan menganalisa publisitas (atau sering disebut sebagai aktivitas event management) yang ada terkait dengan pemberitaan organisasi.

Di tingkatan ini, media relations officer setelah menyelesaikan tahapan-tahapan dalam event management hingga membuat sebuah report dari kegiatan publisitas tersebut kemudian menyerahkannya ke public relation officer / manager yang selanjutnya dibahas di tingkat manajemen. Hasil dari kegiatan ini kemudian bisa digunakan sebagai masukan maupun bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan organisasi selanjutnya. Seoran media relations officer kemudian kembali menjalankan fungsinya dalam berusaha menjalin da membinahubungan baik dengan media termasuk menindak lanjuti program publisitas yang diselenggarakan. Ada beberapa kegiatan yang biasa dilakukan setelah event berlangsung yang bertujuan untuk tetap menginformasikan progress dari kegiatan yang telah dijalankan. Misalkan acara tersebut adalah acara press conference dalam rangka ”Paparan Publik dan Penawaran Perdana Saham (Initial Public Offering / IPO). Untuk jenis kegiatan ini kerja media relations belumlah selesai setela menyerahkan laporan publisitas atas kegiatan tersebut. Hal ini dikarenakan ada langkah-langkah lanjutan terkait dengan program IPO sebuah perusahaan, yakni waktu bookbuilding, kemudian tahap masa penawaran, masa penjatahan dan masa pencatatan di Bursa. Untuk event ini kerja seorang media relations dituntut sangat ekstra keras dan senantiasa mengikuti perkembangan disatu sisi dan di sisi lain seorang media relations juga secara continue akan dihubungi oleh pihak media yang selalu ingin tahu perkembangan program organisasi. Sehingga selain kecepatan informasi yang dibutuhkan media harus dipenuhi, seorang media relations juga harus pandai-pandai dalam menghadapi media dan manajemen.


Waktu kerja dan tingkatan tuntutan kerja seorang media relations dalam event ini tentu akan berbeda dengan event lainnya, seperti event launching, special event, event RUPS, dan event lainya yang bersifat sekali selesai. Di sinilah seorang media relations juga menjalankan fungsinya sebagai seorang event organizer. Bedanya event organizer (eo) secara umum bersentuhan dengan publik yang luas sedangkan seorang media relations yang event organizer ini lebih fokus pada media sebagai publik.

pemahaman akan fungsi dan peran media relations officer dalam organisasi adalah menjalankan fungsi dan perannya sebagai eksekutor atau perpanjangan tangan dari rencana dan program PR, namun demikian jika ditilik dari praktiknya dilapangan, seorang media relations officer adalah event organize bagi organisasi. Berbeda dengan seorang independent media relations, dalam organisasi biasanya selain menjalankan program dan rencana PR dari organisasi yang menunjuknya juga dituntut secara kreatif dan inovatif untuk memberikan sebuah program media yang baik dan menguntungkan. Lebih jauh, seorang independent media relations juga harus memberikan service yang menyeluruh mulai dari konsep, perencanaan dan penanganan event maupun dalam menghadapi media termasuk mempersiapkan konsep dan format undangan media, prss release yang kemudian dikemas dalam bentuk press kit juga secara professional menjalankan tugasnya dalam melakukan monitoring, tracking, analisa dan reporting.

Tentu saja penguasaan akan hal teknis, netwoking yang bagus kepada media, pemahaman tentang public relations, kemampuan menganalisa dan menganggapi perkembangan opini publik serta penguasaan aspek-aspek terkait dengan peran dan fungsi Public Relations menjadi syarat mutlak. Penguasaan teori itu sangat penting, namun kesiapanmenghadapi dunia nyata terkait dengan dunia komunikasi dan khususnya media menjadi hal yang tak kalah pentingnya.